（2013年1月14日校长办公会议审议通过 2013年3月15日发布 自2013年4月15日期施行）

 

第一章  总  则

第一条  为了规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《上海市档案条例》等法律、法规和《高等学校档案工作规范》等规范性文件，结合本校实际，制定本条例。

    第二条  本条例所称学校档案，是指学校和校内各单位、附属医院从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条  学校应当加强档案管理，将档案工作纳入学校整体发展规划。

第二章  机构设置

第四条  学校设立档案工作委员会，领导全校档案工作。

档案工作委员会主任由校长担任，副主任由分管档案工作的副校长担任。各相关职能部门负责人是档案工作委员会委员。

第五条  档案工作委员会的职责是：

（一）审议学校档案工作计划和工作报告；

（二）审议学校档案工作年度财务预算方案、决算方案；

（三）审议批准学校档案工作的具体规章；

（四）审议批准各单位档案工作年度考核结果。

第六条  档案工作委员会每年度至少召开一次会议。经委员提议，主任同意，可以召开档案工作委员会临时会议。

第七条  学校设立档案馆，专门接收、保存和提供利用学校档案，开展学校历史研究。档案馆既是学校档案管理工作的职能管理部门，又是永久保存和利用本校档案的文化事业机构。

第八条  档案馆的职责是：

（一）执行档案工作委员会的决议；

（二）拟订学校档案工作计划和工作报告；

（三）拟订学校档案工作年度财务预算方案、决算方案；

（四）拟订学校档案工作的具体规章；

（五）建议设立档案分室；

（六）负责接收（征集）、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；

（七）编制检索工具，编研、出版学校档案史料，开发学校档案信息资源；

（八）组织实施学校档案信息化建设和电子文件归档工作；

（九）开展学校档案的开放和利用工作；

（十）开展专（兼）职档案工作人员的业务培训；

（十一）对校内各单位档案工作进行指导、检查、考核；

（十二）对具有独立法人地位的附属医院等单位档案工作进行指导、监督、检查；

（十三）利用学校档案开展多种形式的宣传教育活动；

（十四）档案工作委员会授予的其他职责。

第九条  档案工作委员会在档案馆设秘书处，负责召集档案工作委员会会议，组织实施档案工作委员会的决定，并向档案工作委员会报告工作。

档案工作委员会秘书长由档案馆馆长担任。

    第十条  校内各单位负责人是本单位档案工作的首要负责人。各单位应当成立档案工作小组，配备专（兼）职档案员，建立和完善本单位的档案工作制度，做好本单位档案的收集、整理和归档工作。

第十一条  对需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，学校可以在相关单位设立档案分室，作为档案馆的分支机构。

档案分室应当每年向档案馆报送新增档案目录，并移交永久保存的档案。

第三章  档案管理

第十二条  学校实行档案材料形成单位立卷的归档制度。全校性、综合性的材料由学校办公室立卷归档，其余材料按门类由形成单位立卷归档。材料形成涉及二个以上单位的，由主要单位立卷归档。

第十三条  在学校教学、科研、管理等活动中形成的各种载体形式的档案材料属于学校，各单位应当按照规定及时归档，任何人不得据为己有或者拒绝归档。归档材料的范围由档案馆制订具体标准。

个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，档案馆可以通过征集、代管等形式进行管理。征集的制度和办法由档案馆制订实施。

第十四条  各单位专（兼）职档案员应当按照规定，对本单位负责立卷归档的材料及时进行整理、组卷、装订，移交给档案馆，由档案馆检验、接收。

档案馆可以在各单位立卷归档的过程中进行业务指导。

第十五条  归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求由档案馆制订具体标准。

第十六条  档案材料每年按门类分别在下列期限内归档：

（一）党政管理类和能够按自然年度归档的材料应当在次年五月底前归档；

（二）教学类和能够按教学年度归档的材料应当在当年年底前归档；

（三）科研类、基建类和专题性、成套性材料应当在项目完成并通过鉴定、验收、审计后二个月内归档；

（四）上级指定接收的材料应当立即归档。

第十七条  交接档案材料时，双方应当填写移交清册，并签字盖章。

 

    第十八条  档案馆对校内各单位、附属医院和个人移交的档案材料进行整理、分类、鉴定、编号和排架。学校档案的分类方法由档案馆制订实施。

第十九条  学校档案的保管期限由档案馆按照国家有关规定制订具体标准。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册，报档案工作委员会主任批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。

第二十条  档案馆应当配备专人从事档案库房的技术管理工作，安装恒温、恒湿、防火、防盗、防渍、防有害生物等必要设施，定期排查安全隐患，及时处理保管事故，确保档案安全。

档案馆应当研究和改进档案保护技术，对破损、褪色的档案，应当及时修复或者复制。

第二十一条  档案馆应当对学校档案的接收、整理、利用、移交、鉴定、销毁等各种情况进行统计，并按照国家有关规定报送学校档案工作基本情况统计表。

第二十二条  具有独立法人地位的附属医院等单位的档案工作由档案馆、上海市档案局和有关上级机关在职责范围内负责业务指导、监督和检查；应当设立综合档案室，配备专职档案员和专用的、符合档案管理要求的档案库房，建立和完善附属医院的档案工作制度；应当参照本条例，每年向档案馆移交教学、科研档案及重大活动的声像档案，并报送归档案卷目录（电子版）、档案工作基本情况统计表。移交应该永久保存的档案。档案范围由档案馆与附属单位根据实际情况制定。

第四章  档案的利用与公布

第二十三条  档案馆应当按照国家有关规定公布档案。未经学校授权，任何单位和个人不得公布学校档案。

有下列情形的档案不对外公布：

（一）涉及国家秘密的；

（二）涉及专利或者技术秘密的；

（三）涉及个人隐私的；

（四）档案形成单位规定限制利用的。

第二十四条  查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案馆馆长批准；涉及未公开的内容的，还应当经档案形成单位或者本人同意，必要时应当报档案工作委员会主任批准；涉及重大问题或者国家秘密的，还应当经保密工作委员会批准。

第二十五条  档案馆是学校出具档案证明的唯一机构，应当建立和完善馆藏学校档案的利用手续。

档案馆对用于公益目的的档案利用，以及社会组织、个人对其所移交、捐赠档案的利用不收取费用，对用于个人或者商业目的的档案利用，可以合理收取费用。学校档案的利用办法和具体费用标准由档案馆制订实施。

第二十六条  档案馆应当根据学校和社会需要，积极整理、研究学校档案，参加学校的编史修志工作，为学校的教学、科研和管理提供有价值的参考资料。出版档案史料的，应当经档案形成单位或者本人同意，并报档案工作委员会主任批准。

第五章  考核、奖励与处罚

第二十七条  学校建立档案工作考核制度，每年对各单位的档案工作进行评估、考核，考核结果计入单位年终考核结果。

第二十八条  学校对在档案工作中做出显著成绩、重要贡献和表现突出的单位和个人，给予表彰和奖励，对违反档案法律、法规和学校档案工作制度规定的单位和个人，给予批评，依照国家法律、行政法规和学校有关规定进行处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

第六章  附  则

第二十九条  本条例自公布之日起满三十日后施行，1997年《复旦大学档案工作条例》同时废止。